Yukarıdaki boş gelen kutusu yeni açılmış bir e-posta hesabına ait değil; her gün farklı göndericilerden yüzlerce e-posta alan iş hesabıma bakıyorsunuz. ‘gelen kutum çok karışık’, ‘geçen gün gelen e-postayı bulamıyorum’, ‘okuyamadığım bir sürü e-posta var, çoğu da benim için gereksiz’ gibi şikayetleriniz varsa, bunlardan kurtulmanız için size bazı tavsiyelerim var.

Kariyerimin ilk yıllarında beni en çok zorlayan şeylerden biri, gelen kutusunun içinde kaybolmaktı. Bir e-posta bildirimi geldiğinde (ilk tavsiyem; bildirimleri kaldırın!); yoğun iş temposu içinde gelen e-postaya göz ucuyla bakıp, acil bir durum değilse (genelde değildir) daha sonra bakmak için hiçbir işlem yapmadan öylece bırakıyordum. Zamanla öylece bıraktığım e-postalardan binlercesi birikiyordu. Okunmamış e-postaların kalabalık görüntüsü bir işlem yapmak şöyle dursun, gelen kutusunu açmayı bile stresli hale getiriyordu.

Bir gün mesaiye başlarken benim için bir stres kaynağı haline gelmiş olan görev çubuğundaki MS Outlook simgesi üzerine tıklarken şunu düşündüm: ‘dijital bir e-posta yönetimi uygulaması yerine fiziksel bir posta kutum olsa ne yapardım?’ O zaman da posta kutusunda binlerce zarf, kutu, kağıt vs. biriktirir miydim? Yoksa şöyle mi yapardım: Düzenli aralıklarla posta kutusundakileri topla, işe yaramayanları geri dönüşüm kutusuna at, işe yarayanları kullan, daha sonra işe yarayacakları sakla.

Yukarıdaki dört adımı dijital posta kutuma da uygulayabileceğimi fark ettim, aslında ikisinin arasındaki tek fark bulundukları ortam. İkisinde de aynı yöntemler ve aynı terimler bulunuyor. Fiziksel ortamdaki kutu dolup taşabiliyor, dijital ortamda ise böyle bir sıkıntı olmayınca, gelen kutusunun gerekli gereksiz bir sürü e-posta ile dolmasına seyirci kalmışım.

Kafamda biri dijital diğeri fiziksel olmak üzere iki tane boş posta kutusu canlandı ve bu dört adımı MS Outlook üzerinde de uygulamaya karar verdim!

Sonraki süreçte, bu konuyu MS Outlook’ta pratik bir şekilde nasıl çözebileceğimi öğrenmek için araştırmalar yaptım, eğitimler aldım ve çeşitli tecrübeler edindim. MS Outlook kuralları ve diğer bazı yöntemler ile gelen kutusu düzenleme, e-posta yönetimi, zaman yönetimi, görev yönetimi gibi konularda MS Outlook uygulamasını daha etkin kullanmaya başladım. Benim için stres kaynağı olan simgeye şimdilerde keyifle tıklıyor ve MS Outlook’u kullandığım en iyi verimlilik araçlarından biri olarak görüyorum.

Yazının geri kalanında, e-postalarınızı yönetmeniz ve gün sonunda boş gelen kutusunun (zero inbox) tadını çıkarmanız için size bazı tavsiyelerde bulunacağım.

Hazırsanız başlayalım!

Yukarıda belirttiğim dört adımı uygulamaya çalışacağız: Düzenli aralıklarla posta kutusundakileri topla, işe yaramayanları geri dönüşüm kutusuna at, işe yarayanları kullan, daha sonra işe yarayacakları sakla. Biraz daha detaylandıracağız, MS Outlook özelliklerini kullanacağız. Bu özelliklerin tamamını ya da bir kısmını uygulayabileceğiniz gibi kendi pratik yöntemlerinizi de ekleyebilirsiniz; MS Outlook’ta pek çok çözüm bulunuyor. Önemli olan ana fikir çerçevesinde kalmak: Posta kutusu belgelerin, zarfların başka bir yere ulaşmak için geçici olarak beklediği bir alandır!

İlk adımla başlayalım, e-postaları gelir gelmez kutuda istediğimiz rafa koyalım: Her ne kadar fiziksel posta kutuları ile benzetme yapsak da elektronik posta kutularının pek çok avantajı bulunuyor; bunların en önemlilerinden biri kural oluşturma. Günlük bültenler, otomatik bilgilendirme, onay mailleri gibi sürekli aynı kullanıcı tarafından gönderilen, konusu ve içeriği aynı veya benzer olan pek çok e-posta alıyoruz. İşte buradaki ‘aynı’ ve ‘benzer’ kelimeleri bize bu e-postaları gruplama imkânı veriyor ve bu mail grubunun gelen kutumuzdan başka bir yere gitmesini otomatik olarak sağlayabiliyoruz. Örneğin; konusunda Günlük Bülten ifadesi geçen e-postaları Günlük Bülten ismini verdiğimiz bir klasöre otomatik yönlendirebiliriz. İkinci bir örnek olarak göndericisi ‘abc@xyz.com’ olan ve açıklamasında ‘işleminiz onaylanmıştır’ yazan bilgilendirme amaçlı gelen e-postaları kendiliğinden çöp kutusuna yönlendirebiliriz. MS Outlook’ta bu kuralları oluşturmak çok kolay. Gelen kutunuzda kural oluşturmak istediğiniz e-posta üzerine gelip, sağ klikteki Kural Oluştur seçeneğine tıkladığınızda açılan kullanıcı dostu ekran üzerinden rahatça istediğiniz kriterlere uygun kuralı oluşturabilirsiniz. Kuralı oluşturduğunuz andan itibaren gelecek olan e-postalara otomatik uygulanır. Bununla birlikte, mevcutta gelen kutunuzda bulunan tüm e-postaları tarayarak kuralın geçmişe yönelik de çalışmasını sağlayabilirsiniz. Eğer şu anda aklınıza kural oluşturabileceğinizi düşündüğünüz e-postalar geldiyse size tavsiyem, hemen harekete geçmeniz! E-posta kutunuzun hafiflediğini görecekseniz.

Birinci adımı uyguladıktan sonra gerisi çorap söküğü gibi gelecek. İkinci adımımız, işe yaramayanları silmek. Bu adımı tavsiye ettiğim hemen hemen herkes uygulamaktan çekindiğini fark ettim. ‘E-posta silinmez ki’ şeklinde tepkiler aldım. Gelen kutunuzda iki yıl öncesinin yeni yıl tebrikleri, hiçbir zaman ilgilenmeyeceğiniz bir ürün tanıtımı, çoktan bitmiş bir görev ile ilgili gönderilen hatırlatma ve daha birçok okunur okunmaz silinmesi gereken e-postanın gelen kutunuzda yer işgal etmesine hiç gerek yok. Kendinize bu e-postaya dönüp bakacak mıyım diye sorabilirsiniz. Cevap hayır ise hemen çöp kutusuna gönderebilirsiniz. Cevabı evet olan e-postalar için üçüncü veya dördüncü adımı uygulayacağız. Bu adımlara geçmeden önce silme işlemlerinizi yapmanızı tavsiye ederim, gelen kutumuzu biraz daha rahatlatalım.

Üçüncü adımda, işlerimiz için gerekli e-postalar üzerinde duracağız. Raporunuzda kullanacağınız verileri içeren dosyalar, sorduğunuz sorulara gelen cevaplar, atanan yeni bir görev gibi işimizde kullanacağımız e-postalar var. Burada da anahtar kelime ‘işimizde kullanacağımız’. Aslında yaptığımız iş bittiğinde ya da işi yapmak için e-postada yer alan bilgi veya veriyi kullandığımızda bu e-postalarla da işimiz bitiyor. Çok büyük ihtimalle tablo ve grafiklerin yer aldığı o dosyayı çoktan ortak klasöre kaydettiniz, ya da size verilen bir görevi aksiyon listenize not ettiniz; artık bu e-postaları da silebilirsiniz. İşiniz ile ilgili veri ve bilgileri belli bir düzen içinde kaydederseniz, dönüp gelen kutunuz içinde aramak zorunda kalmazsınız. Geçen ayın toplam satışı, aylık idari işler toplantı notları, fazla mesai hesaplamaları gibi size mail ile gelmiş olan bilgileri, mail ortamından çıkarıp bir başka yere kaydetmeniz zamandan tasarruf etmenizi sağladığı gibi işinizi de kolaylaştıracaktır. Yaptığınız işin alt süreçleri bazında bilgisayarınızda oluşturduğunuz klasörleme sayesinde her şeye daha rahat ulaşacak, bir e-posta uygulamasının en kullanışsız alanı olan arama çubuğuna anahtar kelime yazarak arama yapmaktan da kurtulacaksınız.

Dördüncü adıma geçtik; e-postaları saklama. Bazı önemli e-postaları ve yazışmaları saklamayı tercih edebiliriz. Ancak bunun yeri gelen kutusu değil arşiv kutusudur. Silmek istemediğiniz, daha sonra tekrar başvuracağınızı düşündüğünüz e-postaları sağ klikteki Arşivle seçeneğine tıklayarak arşive gönderebilirsiniz. Bir e-postanın en nihayetinde gideceği iki yer bulunuyor; çöp kutusu ya da arşiv. Hatta önünde sonunda arşivlediğimiz e-postalar da geçerliliğini yitirip çöp kutusuna gidecektir.

Gelen kutunuzu boş hale getirdiğinizi, yukarıdaki görseldeki görüntüye kavuştuğunuzu varsayarak bundan sonrası için de birkaç tavsiyem olacak:

• Kural oluşturarak gelen kutusuna değil, e-posta uygulaması üzerindeki başka bir klasöre düşmesini sağladığımız e-postalar için de yukarıdaki durum geçerli. Aslında farklı isimli yeni bir gelen kutusu oluşturuyoruz. Bu kutunun içindekileri de burada biriktirmektense işimiz bittiğinde silmek veya arşivlemek en doğrusu olacaktır.
• E-posta anlık tepki verilmesi gereken bir iletişim aracı değildir. Her e-posta geldiğinde bakmak işinizi sıklıkla bölecek ve verimliliğinizi düşürecektir. E-posta bildirimlerini kapattıktan ve günde üç kere e-postalarımı kontrol etme alışkanlığı edindikten sonra verimliliğim ve odaklanma becerilerim gözle görülür biçimde arttı. Bildirim gelmezse iş yoğunluğu içinde e-postalara bakmayı atlayacağınızı düşünüyorsanız, anımsatıcı kurabilirsiniz. Örneğin üç saatte bir e-posta uygulamanızdan ‘gelen kutusunu kontrol et’ bildirimi gelecek şekilde anımsatıcı kurabilirsiniz.
• Silme veya arşivleme işlemlerini yapmayı alışkanlık haline getirmezseniz gelen kutunuz eski haline dönecektir. Gelen kutusunu her kontrol ettiğinizde işlemleri uygulamayı alışkanlık haline getirmenin en iyisi olduğunu düşünüyorum. Ancak bu sıklıkta yapmaya zaman ayıramayanların da en geç iki üç günde bir işlemleri uygulamasını tavsiye ederim.

Bu dört adımı dolup taşmış gelen kutunuza uygulamanız en fazla 45 dakikanızı alır, sonrasında boş gelen kutunuzun keyfini çıkarırsanız! Boş gelen kutusuna bir kere ulaştıktan sonra, bu yaklaşımı sürdürünce gelen kutunuz bir daha hiç dolmayacaktır. Zamanla çalışma rutininize ve tecrübelerinize göre şekillendirdiğiniz kendi yöntemleriniz de olacaktır. Emin olun boş gelen kutusu ile güne başlamak her gün boş bir sayfa açmak kadar rahatlatıcı. Deneyin ve görün derim, keyifli e-postalar 😊

YÖNETİM DANIŞMANI

ÖMER LÜTFİ NEZİROĞLU